Từ ngày 1/7/2025, huyện Đắk Glong không còn, tỉnh Đắk Nông nhập vào Lâm Đồng, và xã Quảng Khê mới (gồm Quảng Khê và Đắk Plao cũ) trở thành nơi người dân làm phần lớn giấy tờ hằng ngày. Những việc trước đây phải xuống huyện như cấp đổi một số giấy tờ đất đai, đăng ký hộ kinh doanh, chứng thực, hộ tịch có yếu tố phức tạp, nay phần nhiều được giao về cấp xã; việc vượt thẩm quyền xã thì chuyển lên các sở, ngành của tỉnh Lâm Đồng.
Nói gọn: việc gì gắn với cư trú, hộ tịch, chứng thực, đất đai của hộ gia đình, hộ kinh doanh, thì bắt đầu từ bộ phận tiếp nhận của UBND xã Quảng Khê hoặc từ cổng dịch vụ công trực tuyến. Bài này giải thích cách chia việc giữa xã, công an xã và tỉnh, cách người ở Đắk Plao cũ chọn nơi nộp, cách chuẩn bị hồ sơ để không phải đi hai ba lượt trên quốc lộ 28, và những việc nên làm trên điện thoại cho đỡ tốn ngày công.
Chính quyền hai cấp thay đổi gì với người dân Quảng Khê
Trước tháng 7/2025, một người dân ở Quảng Khê làm giấy tờ theo ba tầng: xã, huyện Đắk Glong (trụ sở cũng đặt ngay tại Quảng Khê) và tỉnh Đắk Nông ở Gia Nghĩa. Cái lợi hiếm có của người Quảng Khê là cơ quan huyện ở sát bên. Từ khi bỏ cấp huyện, mô hình chỉ còn hai tầng: xã và tỉnh. Phần việc của huyện được chia lại: việc gần dân giao về xã, việc cần chuyên môn sâu hoặc phạm vi rộng chuyển lên tỉnh.
Với người dân, thay đổi dễ thấy nhất là chỗ nộp hồ sơ. Một số việc trước phải gửi phòng tài nguyên môi trường, phòng tư pháp hay phòng tài chính kế hoạch của huyện thì nay nộp ở xã. Ngược lại, có việc trước làm ở huyện nay phải nộp cho cơ quan cấp tỉnh, thường qua bộ phận một cửa của tỉnh hoặc qua mạng. Tỉnh Lâm Đồng mới rất rộng, trải từ Đà Lạt xuống tận vùng biển Bình Thuận cũ, nên chuyện đi thẳng lên trụ sở sở ngành không còn tiện như khi tỉnh lỵ ở Gia Nghĩa; nộp trực tuyến hoặc nộp qua xã để chuyển lên trở thành lối đi hợp lý hơn.
Quy định phân cấp còn được điều chỉnh trong giai đoạn đầu vận hành. Vì vậy trước mỗi việc quan trọng, cách chắc nhất vẫn là hỏi bộ phận tiếp nhận của xã hoặc tra thủ tục trên cổng dịch vụ công, nơi ghi rõ cơ quan giải quyết, thành phần hồ sơ và thời hạn.
Việc nào thường bắt đầu ở đâu
Bảng dưới là cách chia việc theo nguyên tắc chung của mô hình hai cấp, giúp bạn biết nên hỏi ai trước. Thẩm quyền cụ thể từng thủ tục vẫn phải đối chiếu quy định hiện hành:
| Nhóm việc | Nơi bắt đầu thường gặp | Ghi chú |
|---|---|---|
| Khai sinh, kết hôn, khai tử, xác nhận tình trạng hôn nhân | UBND xã Quảng Khê | Nhiều việc làm được trực tuyến, nhận kết quả bản điện tử hoặc bản giấy |
| Chứng thực bản sao, chữ ký, hợp đồng liên quan đất của hộ | UBND xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng | Hợp đồng chuyển nhượng đất có thể chọn công chứng hoặc chứng thực |
| Thường trú, tạm trú, xác nhận cư trú | Công an xã, ứng dụng định danh điện tử | Phần lớn nộp được trên điện thoại |
| Căn cước, cấp đổi, cấp lại | Công an xã hoặc điểm cấp của công an tỉnh | Cần có mặt để thu nhận vân tay, ảnh mặt |
| Đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận lần đầu cho hộ | Bộ phận tiếp nhận ở xã | Hồ sơ còn qua văn phòng đăng ký đất đai và cơ quan thuế |
| Đăng ký hộ kinh doanh | Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã | Doanh nghiệp thì đăng ký ở cấp tỉnh |
| Giấy phép, chứng nhận chuyên ngành, việc của doanh nghiệp | Sở, ngành tỉnh Lâm Đồng | Ưu tiên nộp trực tuyến |
Đọc bảng theo chiều "bắt đầu ở đâu" chứ không phải "xong ở đâu". Một hồ sơ đất nộp ở xã vẫn đi qua vài nơi khác trước khi trả kết quả; người nộp chỉ cần giữ giấy hẹn và theo dõi tình trạng.
Người ở Đắk Plao cũ nộp hồ sơ ở đâu
Xã Đắk Plao cũ nằm xa trung tâm Quảng Khê hơn, đường vào nhiều đoạn dốc và trơn khi mưa. Khi hai xã nhập làm một, trụ sở chính của xã mới đặt theo phương án sáp nhập đã được phê duyệt; ở nhiều nơi trong cả nước, trụ sở xã cũ còn được giữ làm điểm tiếp nhận hoặc nơi làm việc của một số bộ phận trong giai đoạn chuyển tiếp. Có giữ hay không, giữ đến bao giờ, mỗi xã một khác.
Vì vậy người ở Đắk Plao cũ nên hỏi trưởng thôn, bon hoặc cán bộ xã phụ trách địa bàn trước khi đi: hồ sơ của mình có nhận ở điểm gần nhà không, hay phải ra trung tâm xã. Với những việc chỉ cần nộp giấy tờ và nhận kết quả, nộp trực tuyến hoặc nhờ cán bộ thôn hướng dẫn nộp qua mạng thường tiết kiệm hơn hẳn một buổi đi lại.
Một điều nên biết: địa chỉ trong hồ sơ mới ghi theo đơn vị hành chính mới, tức "xã Quảng Khê, tỉnh Lâm Đồng", kể cả khi nhà bạn ở phía Đắk Plao cũ. Tên thôn, bon vẫn giữ nguyên trừ khi có quyết định đổi tên riêng.
Những việc nên làm trực tuyến thay vì đi
Cài và kích hoạt định danh điện tử mức 2. Tài khoản định danh mức 2 là chìa khoá đăng nhập cổng dịch vụ công và làm các thủ tục cư trú. Kích hoạt cần đến công an xã một lần; sau đó nhiều việc chỉ còn là chụp giấy tờ và bấm gửi.
Thủ tục cư trú. Đăng ký tạm trú, gia hạn tạm trú, khai báo tạm vắng, xác nhận thông tin cư trú phần lớn nộp được qua ứng dụng. Người làm thuê theo mùa ở các vườn cà phê, người ở trọ gần công trường nên dùng đường này.
Hộ tịch đơn giản. Khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn trong nước có thể nộp trực tuyến theo nhóm thủ tục liên thông. Ví dụ, khai sinh có thể đi kèm đăng ký thường trú và cấp thẻ bảo hiểm y tế cho trẻ dưới sáu tuổi.
Tra cứu trước khi đi. Ngay cả việc buộc phải có mặt, tra trước thành phần hồ sơ trên cổng dịch vụ công giúp bạn mang đủ giấy một lượt. Mỗi thủ tục trên cổng đều ghi cơ quan giải quyết, đây là cách nhanh nhất biết việc đó thuộc xã hay tỉnh.
Nhờ người hỗ trợ. Người lớn tuổi, người không quen điện thoại có thể nhờ con cháu, đoàn viên thanh niên hoặc tổ công nghệ số cộng đồng của thôn. Đừng đưa mật khẩu tài khoản định danh cho người lạ tự xưng là cán bộ.
Chuẩn bị hồ sơ để đi một lượt là xong
Từ phía Đắk Plao cũ hay từ các thôn xa ra trung tâm xã mất nửa buổi, nên một lượt đi thiếu giấy là mất cả ngày công. Kinh nghiệm chuẩn bị chung:
- Mang bản gốc căn cước và các giấy tờ liên quan, kèm bản chụp; nhiều nơi đối chiếu bản gốc rồi nhận bản chụp thay vì bắt chứng thực.
- Với việc đất đai, mang theo mọi giấy tờ về nguồn gốc đất đang có: giấy tay mua bán, biên bản giao khoán, giấy xác nhận cũ, kể cả khi chúng không đủ giá trị pháp lý — cán bộ cần chúng để xác định nguồn gốc.
- Nếu đi thay người khác, chuẩn bị giấy uỷ quyền theo đúng dạng thủ tục yêu cầu; nhiều việc về hộ tịch và đất không nhận uỷ quyền miệng.
- Người không đọc thông thạo tiếng Việt có thể đi cùng người nhà biết chữ; cán bộ xã ở vùng đồng bào thường có người hiểu tiếng M'Nông hoặc tiếng của đồng bào phía Bắc vào lập nghiệp.
- Ghi lại tên thủ tục chính xác như trên cổng dịch vụ công, nói với bộ phận tiếp nhận đúng tên đó để tránh nộp nhầm loại hồ sơ.
- Giữ giấy biên nhận hoặc mã hồ sơ; đó là căn cứ để tra tình trạng và phản ánh nếu quá hạn.
Phí và lệ phí của từng thủ tục do văn bản hiện hành quy định và có thể thay đổi; bộ phận tiếp nhận công khai mức thu tại nơi làm việc và trên cổng dịch vụ công.
Khi hồ sơ chậm hoặc bị trả lại
Hồ sơ đất đai thường chậm hơn hộ tịch vì phải qua đo đạc, xác minh nguồn gốc, lấy ý kiến khu dân cư, rồi chuyển cơ quan thuế xác định nghĩa vụ tài chính. Ở vùng Đắk Glong cũ, nơi nhiều thửa đất có nguồn gốc rừng, lấn chiếm hoặc giao khoán, khâu xác minh còn dài hơn. Chậm không có nghĩa là bị bỏ quên, nhưng bạn có quyền biết hồ sơ đang ở khâu nào.
Khi bị trả hồ sơ, yêu cầu phiếu hướng dẫn ghi rõ lý do và giấy tờ cần bổ sung. Phiếu này giúp bạn tránh tình trạng mỗi lần đi lại được nghe thêm một yêu cầu mới. Nếu thấy quá hạn ghi trên giấy hẹn mà không được báo lý do, bạn có thể phản ánh qua đường dây góp ý của xã, qua cổng dịch vụ công hoặc trực tiếp với lãnh đạo UBND xã trong ngày tiếp dân.
Một nguyên tắc tự bảo vệ: không đưa tiền "lo cho nhanh" cho bất kỳ ai. Khoản thu hợp lệ luôn có biên lai và mức thu công khai; mọi khoản khác vừa không bảo đảm gì, vừa đẩy bạn vào thế khó nếu sau này có tranh chấp.
Chọn thời điểm đi làm giấy tờ cho hợp mùa vụ
Nhịp sống ở Quảng Khê theo mùa cà phê. Từ khoảng tháng 10 đến tháng 1 năm sau là mùa hái, người lớn trong nhà ở rẫy từ sớm đến tối, nhiều hộ thuê thêm nhân công từ nơi khác đến. Đầu mùa mưa là lúc bón phân, làm cỏ. Những tháng nông nhàn hơn, bộ phận tiếp nhận của xã đông người; trong mùa hái, người đến ít nhưng chính bạn lại khó dứt ra khỏi vườn.
Việc cần thời hạn như khai sinh cho con, khai tử, đăng ký tạm trú cho nhân công thuê theo mùa thì làm đúng hạn, không đợi nông nhàn. Việc không gấp như cấp đổi giấy chứng nhận đất cho đúng địa chỉ mới, cập nhật thông tin hộ kinh doanh, thì có thể chọn lúc rảnh rỗi. Mùa mưa, đường từ các thôn xa ra trung tâm xã trơn và dễ sạt taluy; nếu không gấp, chọn ngày tạnh ráo.
Cuối cùng, theo dõi thông báo của xã qua loa truyền thanh, nhóm tin nhắn của thôn hoặc trang thông tin chính thức. Những đợt cấp căn cước lưu động, đo đạc đất tập trung hay tiếp nhận hồ sơ tại thôn thường được báo trước vài ngày và giúp người ở xa đỡ một chuyến đi.
Câu hỏi thường gặp
Huyện Đắk Glong không còn thì hồ sơ đang nộp dở ở huyện có bị mất không?
Hồ sơ đang giải quyết khi sắp xếp đơn vị hành chính được bàn giao cho cơ quan kế nhiệm theo phân cấp mới, thường là UBND xã hoặc cơ quan cấp tỉnh. Bạn giữ biên nhận cũ và hỏi bộ phận tiếp nhận của xã Quảng Khê để biết hồ sơ đang ở đâu, cần bổ sung gì.
Giấy tờ cũ ghi huyện Đắk Glong, tỉnh Đắk Nông còn dùng được không?
Giấy tờ đã cấp trước khi sắp xếp vẫn còn giá trị sử dụng; việc thay tên đơn vị hành chính tự nó không làm giấy tờ hết hiệu lực. Khi làm thủ tục mới, thông tin địa chỉ sẽ được ghi theo tên mới. Chi tiết từng loại giấy nên đối chiếu hướng dẫn hiện hành.
Người Đắk Plao cũ có phải ra trung tâm Quảng Khê cho mọi việc không?
Không nhất thiết. Nhiều thủ tục nộp được trực tuyến, và trong giai đoạn chuyển tiếp nhiều nơi còn giữ điểm tiếp nhận ở trụ sở xã cũ. Hỏi trưởng thôn, bon hoặc cán bộ xã phụ trách địa bàn trước khi đi để biết điểm gần nhất đang nhận loại hồ sơ của bạn.
Không có điện thoại thông minh thì làm thủ tục trực tuyến thế nào?
Bạn vẫn nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận của xã như trước. Nếu muốn dùng dịch vụ trực tuyến, có thể nhờ người thân hoặc tổ công nghệ số cộng đồng ở thôn hỗ trợ bằng tài khoản của chính bạn; không giao mật khẩu cho người lạ.
Làm sao biết thủ tục mình cần thuộc xã hay thuộc tỉnh?
Tra tên thủ tục trên cổng dịch vụ công; mỗi thủ tục ghi rõ cơ quan giải quyết, thành phần hồ sơ, thời hạn và phí. Nếu vẫn chưa rõ, hỏi bộ phận tiếp nhận của UBND xã, nơi có trách nhiệm hướng dẫn và chuyển hồ sơ lên tỉnh khi thuộc thẩm quyền tỉnh.